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Systèmes de point de vente​

BEES propose une intégration avec le système de caisse  Lightspeed.  Cette section explique comment se connecter à votre compte Lightspeed existant. Si vous souhaitez commencer à utiliser Lightspeed, vous pouvez découvrir ici comment procéder.

 Option 1: Connectez-vous à votre compte Lightspeed existant 

Allez à la section "Systèmes de point de vente".

Cliquez sur “S’identifier” pour connecter votre compte Lightspeed et saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe.

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 Option 2 : Vous n'avez pas encore Lightspeed, mais vous souhaitez l'utiliser 

Si vous êtes intéressé par l'utilisation de Lightspeed comme caisse enregistreuse, vous pouvez cliquer sur le lien ci-dessous. Lightspeed vous contactera alors pour compléter les étapes suivantes.

Lien vers le formulaire d'inscription : Cliquez Ici

 Lightspeed manuel d'utilisation 

Connectez la solution de commande BEES à votre système de caisse Lightspeed pour permettre un flux fluide des commandes passées par vos consommateurs, vers votre caisse. De cette façon, vous minimisez l'impact sur vos méthodes de travail et maximisez l'efficacité.

N'oubliez pas que votre compte Lightspeed peut également nécessiter quelques petits changements ! Allez jusqu'à la fin de ce document pour découvrir des conseils et des astuces pour voir à quoi devraient ressembler  vos paramètres afin de vous assurer que les commandes sont acheminées aussi facilement que possible.

 Table des matières 

 

  1. Synchroniser BEES et Lightspeed

  2. Intégration du menu

  3. Gestion des stocks

  4. Lightspeed Liteserver

  5. Méthodes de paiement

  6. Intégration de la TVA

  7.  IMPORTANT*:  Configuration des tablettes Lightspeed

*Veuillez consulter attentivement le section 7 pour vous assurer que vous pouvez recevoir et traiter les commandes sans problème.

 1. Synchronisation de vos systèmes BEES et Lightspeed 

Commençons : connectez votre système Lightspeed au portail BEES.

  1. Allez sur le portail admin BEES admin.mybees.be et identifiez-vous

  2. Allez dans mon établissement

    • Cliquez sur ‘Systèmes de point de vente’, "Choisissez le système POS"

  3. Selectionnez Lightspeed dans la liste déroulante puis cliquez sur "s'identifier".

  4. Identifiez-vous sur votre compte Lightspeed

    • Cliquez sur “autoriser” pour lier Lightspeed à notre système

  5. Retournez sur le portail admin BEES

    • Vous voyez un message indiquant que la synchronisation à réussi

    • Vous voyez un message sur la gestion des stocks activée ou desactivée

  6. Sélectionnez la langue de votre menu

    • Sélectionnez la langue correspondante, soit le francais ou le néerlandais, dans le menu déroulant

  7. Cliquez sur “synchroniser” pour vérifier

    • Vous verrez maintenant “La synchronisation à réussi”

 

Si vous apportez des modifications à votre système Lightspeed (par exemple, en ajoutant ou en modifiant des produits ou des tables), vous devez toujours "synchroniser maintenant" pour refléter les modifications dans le QR BEES. Vous pouvez toujours cliquer sur "Synchronisation avec mise à jour automatique" pour une synchronisation quotidienne à 3 heures du matin.

Après la synchronisation, la présence d'un Liteserver (produit de Lightspeed) devrait être détectée en haut de l'écran.

  • “Liteserver détecté” en cas de succés

  • “Liteserver non détecté” en cas d’echec

Vous voyez également si la gestion des stocks est détectée sur votre système Lightspeed et sera reflétée en conséquence sur le portail BEES.

 

Si la synchronisation a echouée, vous verrez l'image suivante avec le message d'erreur global : “L'intégration a échoué (raison : impossible d'extraire les tables). Essayez de vous synchroniser à nouveau ou contactez le support”

 

Si la synchronisation ne fonctionne pas, veuillez contacter le support technique à l'adresse suivante cx-horeca@ab-inbev.com ou appelez au 022006050

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 2. L’intégration du menu Lightspeed à BEES 

Maintenant que vous avez synchronisé votre compte Lightspeed, vous remarquerez sur le portail BEES :

  • Dans l'onglet "Tables" et l'onglet "Menu", vous ne pouvez rien modifier. Puisque la source de toutes les modifications doit être votre système Lightspeed.

Veuillez noter que si vous avez configuré manuellement un menu ou des tables, ceux-ci seront écrasés sans possibilité de les restaurer.

 

  • Vous verrez le message suivant en haut du menu :

"Le menu a été synchronisé avec succès via le système Lightspeed (uniquement dans la langue du système Lightspeed). Si vous souhaitez mettre à jour le menu, veuillez utiliser votre système Lightspeed."

 

Les éléments suivants devraient apparaître de la même manière dans le système Lightspeed que dans le portail BEES

  • Catégories, Noms, Descriptions, Prix, TVA, Photos

 

Langues et traductions : Votre menu n'étant synchronisé que dans une seule langue, vous aurez la possibilité de traduire dans le portail BEES les éléments du menu dans une autre langue, en cliquant sur l'onglet "FR" ou "NL". Les prix et la TVA doivent être synchronisés

Fonctionnalités du stock : Si la gestion des stocks est activée dans Lightspeed, l’interrupteur doit apparaître en grisé, car vous ne pourrez pas gérer les stocks dans le portail BEES, mais vous le ferez dans votre système Lightspeed.

Si la gestion des stocks n'est pas activée dans Lightspeed, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de stock du portail BEES. Grâce aux boutons à bascule, vous pouvez indiquer si un produit est en rupture de stock ou non. Veuillez noter que cette indication de stock sur le portail BEES n'est pas réinjectée dans votre système Lightspeed, mais est plutôt utilisée pour informer le consommateur.

La gestion de vos commandes entrantes BEES se fait sur votre tablette Lightspeed:

Si Lightspeed est synchronisé, le bouton "Live Orders" du portail d'administration sera désactivé. C'est sur cette page que vous devez gérer les commandes BEES si vous ne disposez pas d'un système Lightspeed.

 

Dans l'onglet Commande du portail BEES, vous verrez "Vous avez activé l'intégration avec le système Lightspeed et vous ne pouvez pas modifier les statuts des commandes. Si vous souhaitez mettre à jour les statuts des commandes, veuillez utiliser le système Lightspeed."

 

  • L'achèvement du paiement d'une commande ou l'annulation d'une commande se reflètent dans le QR BEES pour les consommateurs. Ils peuvent suivre l'état de leur commande sur leur page d'historique des commandes.

 3. Gestion des stocks dans le système Lightspeed 

Allez dans le système Lightspeed et désactivez la "gestion des stocks".

  • Allez dans "paramètres", puis cliquez sur "paramètres du stock"

  •  Si vous avez désactivé la "gestion des stocks" (la quantité de chaque article est nulle)

N'oubliez pas que chaque fois que vous modifiez les paramètres de votre système Lightspeed, vous devez ensuite cliquer sur "Click Sync now" sur le portail BEES pour que les changements se reflètent dans BEES.

Si l'outil "Gestion des stocks" du système Lightspeed est activé, le niveau des stocks dans le portail d'administration des BEEs sera automatiquement mis à jour en fonction de Lightspeed.

Si la "gestion du stock" dans Lightspeed est désactivée, vous pouvez gérer vous-même le stock manuellement dans le portail BEES.

Un consommateur ne pourra pas vérifier sa commande, au cas où elle contiendrait un produit en rupture de stock.

 4. Lightspeed Liteserver 

Si le site dispose d'un Liteserver, il doit être détecté sur la page "Systèmes d’intégration POS" du portail BEES. Le système devrait afficher ce qui suit sur la page "Systèmes d’intégration POS" :

" Lightspeed s'est synchronisé avec succès. Liteserver détecté "

  • Si le Liteserver n'est pas détecté, alors : "Lightspeed s'est synchronisé avec succès. Le Liteserver n'est pas détecté"

  • Si le Liteserver est en panne, alors il y a un message : "Liteserver est en panne. Veuillez traiter les commandes hors ligne jusqu'à ce que la connexion soit rétablie.". Si la connexion avec Liteserver est rétablie, le message disparaît.

 5. Intégration des méthodes de paiement 

Si vous voulez proposer le paiement Payconic/Mollie à vos consommateurs dans le QR BEES, assurez-vous d'abord que Payonic/Mollie est une méthode de paiement dans votre compte Lightspeed.  

  • Activez Payconic/Mollie dans votre compte Lightspeed :

    • Allez dans l'onglet "types de paiement" dans Lightspeed et cliquez sur "Payconiq" ou/et "Mollie", puis sur "ok"

    • Si vous n'avez pas encore Payconiq, consultez cette page

    • Si vous n'avez pas encore Mollie, consultez cette page

    • Le mode de paiement doit également avoir un type dans le système Lightspeed (carte/chèque)

 

Si Payconiq/Mollie est activé dans Lightspeed, vous pouvez activer ou désactiver l'intégration des paiements dans le portail BEES.

 

Si Payconiq/Mollie est désactivé, le paiement en espèces/carte sera alors activé pour cet évènement. Puisqu'il est obligatoire d'avoir au moins une option de paiement.

 

Annuler les commandes qui ont été payées :

Si le consommateur paie la commande mais qu'ensuite vous, le barman, annulez la commande :

  • Le QR BEES ne dispose pas de la fonctionnalité nécessaire pour rembourser le consommateur

  • Votre source sûre pour les rapports de commande doit toujours être le système Lightspeed, et non le portail administratif BEES.  

 6. Intégration de la TVA 

Les pourcentages de TVA sont intégrés dans le portail BEES après la synchronisation avec Lightspeed. Toute modification des valeurs de TVA doit être effectuée dans le système Lightspeed et doit être synchronisée par la suite (bouton "Sync now" dans le portail BEES)

 7. Configurez votre compte Lightspeed pour une expérience optimale du flux de commandes 

Veuillez télécharger et vérifier ce manuel avec attention pour vous assurer que vous pouvez recevoir et traiter des commandes sans rencontrer de problème.